En el último trimestre del año las empresas suelen encontrarse sumergidas en pleno cierre de objetivos, balance de resultados y definición de las metas. Una de las partidas más importantes es la de los viajes de negocios. Según el último estudio de Brain Trust Consulting Services, las empresas destinan una media de 70.000 euros al año en viajes corporativos.

La principal causa de que los gastos aumenten son los imprevistos durante el viaje. Los expertos aconsejan protegerse ante las eventualidades y contratiempos que pudieran surgir. Coverfy repasa los imprevistos más comunes y aporta 5 claves para que los empresarios lo tengan todo controlado.

¿Qué puede pasar durante un viaje de negocios?

• Cancelación o retraso del viaje. La compra de billetes de avión supone un 62,5% del total de los gastos de viaje1. La cancelación o retraso del viaje por huelgas como las que está sufriendo algunas compañías en el último año, o por los temporales climatológicos como los que está viviendo últimamente la península, puede suponer un desembolso importante de dinero y un trastorno en el ritmo de trabajo y la productividad.
• Robos o pérdidas de objetos y material de trabajo. Amortizar el tiempo trabajando en restaurantes, transporte público o en los diferentes espacios habilitados para ello, es una constante que más de una vez tiene como consecuencia la pérdida de material sensible para la empresa como el móvil, USB o el portátil.
• Accidentes o emergencias médicas. Los percances de salud más comunes durante la jornada laboral son los dolores musculares, caídas con esguinces o torceduras, y las crisis de ansiedad, entre otros. En este caso, las consecuencias económicas para la empresa suelen ser importantes, ya que deberá abonar los gastos sanitarios derivados y la indemnización por accidente del empleado. Si además estos problemas se dan en países como EE. UU., los gastos se multiplican. Por ejemplo, romperte una rodilla con la consecuente operación e ingreso hospitalario puede suponer un desembolso de unos 35.000€.
• Rebasar los límites de la política de gastos. Aunque muchas compañías cuentan con una política de viajes definida, puede ocurrir que durante el desplazamiento el trabajador tenga que pagar la comida con un cliente o partner o tomar varios taxis a lo largo del día. Estos inconvenientes también pueden suponer un incremento del gasto.

5 claves que evitarán gastos extras

1. Definición y redacción de una política de viaje de negocios. Conseguir ajustarse a los objetivos presupuestarios suele estar ligado a la definición de una política de viaje, que debe establecer las distintas casuísticas que pueden darse durante el viaje, así como el procedimiento a seguir para su resolución. Estos documentos deben conocerse por todos los empleados.
2. Información al empleado. Es importante formar al empleado y hacer que cada uno de los miembros de la organización tome conciencia sobre la política de gastos de la compañía y acostumbrar a las personas que vayan a estar sometidas a desplazamientos a que se ajusten a ella para que los gastos puedan ser contabilizados correctamente.
3. Contratación de los seguros básicos. Se trata de una partida imprescindible en la gestión de la empresa, sobre todo, de cara a respaldar robos o pérdidas de objetos, anulaciones de viaje, servicios de intérpretes o gastos y traslados sanitarios. Además, dependiendo del lugar de acción de la compañía, esta deberá tener en cuenta que países como Rusia, Cuba, Argelia o Irán obligan a los visitantes a tener un seguro de viaje para entrar en ellos.
4. Pago con tarjeta. Pagando a través de tarjeta bancaria, además de conocer las cantidades exactas del gasto, las compras o consumiciones quedan respaldas, ya que la mayoría de estos métodos de pago tienen vinculado un seguro. Por ejemplo, pagar los viajes con VISA daría respaldo a la posible cancelación del vuelo o billete, que de otra forma acarrearía un gasto extra que suele estar en torno a los 50€. En ocasiones incluso podrían abonar el coste de los nuevos billetes.
5. Aplicaciones móviles para la gestión de seguros. Tener acceso al control y la gestión de las diferentes áreas de la empresa a través de aplicaciones móviles se está empezando a convertir en una costumbre entre empresarios y emprendedores. Utilizar herramientas como Coverfy para la gestión de los seguros aportará una tranquilidad total siempre que ocurra un imprevisto ya que permite ver qué tipo de coberturas se tienen contratadas, saber dónde acudir en caso de urgencia, consultar cualquier tipo de duda y recibir asesoramiento profesional desde cualquier parte.