El fichaje digital obligatorio entrará en vigor a comienzos de 2026, imponiendo a las empresas un registro horario verificable y accesible para la Inspección de Trabajo, con el fin de reforzar la transparencia laboral.
El fichaje digital obligatorio en las empresas podría entrar en vigor a principios de 2026 y contarán con un plazo de 20 días tras la publicación en el BOE para adaptar sus sistemas al nuevo control horario. La normativa establece que el registro debe ser digital, verificable y accesible en todo momento para la Inspección de Trabajo, garantizando la transparencia y la protección de los derechos de los trabajadores.
Aunque pueda parecer un trámite administrativo, no fichar correctamente al inicio o al final de la jornada puede generar problemas graves tanto para los empleados como para las empresas. La falta de precisión en este proceso puede impedir la correcta reclamación de horas extra y aumentar el riesgo de sanciones internas.
Riesgos de un registro incorrecto de horas extra
Las multas por incumplir el registro de jornada podrían llegar hasta los 7.500 euros por cada empleado afectado. Estas sanciones se aplicarán directamente a la empresa, pero a diferencia de antes, no se sumarán de manera global, sino que se considerará una multa independiente por cada trabajador afectado.
Uno de los principales riesgos de un mal registro es la pérdida de derechos vinculados al tiempo trabajado, ya que si un empleado realiza más horas de las registradas o no deja constancia adecuada de sus pausas, difícilmente podrá justificar su esfuerzo. Esto afecta no solo a la compensación económica, sino también a la valoración de la dedicación profesional.
Según datos de Protime, cerca de 6 de cada 10 asalariados realizan horas extra en sus empresas, mientras que solo un 5 % las declara oficialmente según la EPA del tercer trimestre de 2024. Esta diferencia evidencia que muchas horas trabajadas no quedan registradas formalmente.
Regulación para todo tipo de trabajadores
Esta nueva regulación afecta a todo tipo de trabajadores, incluidos los autónomos, garantizando que sus trabajadores registren de manera objetiva y verificable todas las horas trabajadas. De esta forma, los datos puedan ser accesibles en tiempo real para la Inspección de Trabajo. En el caso de los autónomos sin empleados, trabajadores de cooperativas y con normativa propia son los únicos que no están obligados a registrar su propia jornada laboral.
Esta precisión en el registro resulta especialmente importante en entornos de trabajo flexible e híbrido, donde seis de cada diez empleados prefieren combinar presencialidad y teletrabajo. El fichaje digital permite demostrar la disponibilidad de los trabajadores, evitar conflictos sobre horas trabajadas y descansos, y garantizar que se cumplan los límites legales de jornada.
Óscar Bermejo, CTO Spain de Protime
«El verdadero desafío no está solo en cumplir con la ley, sino en aprovechar las herramientas digitales para construir entornos laborales más transparentes y justos. Un registro horario bien gestionado no debería percibirse como un control, sino como una garantía que aporta valor tanto a las personas como a las organizaciones”.
La digitalización, la inteligencia artificial y la automatización están transformando el mundo laboral. Según Protime, el 86,6 % de los trabajadores considera que estas tecnologías tendrán un impacto positivo o muy positivo en su puesto de trabajo, no solo mejorando la eficiencia de los procesos, sino también permitiendo que las horas trabajadas se registren de manera más precisa y transparente.