Ayer, 28 de enero, se celebró el Día Europeo de la Protección de Datos. Por este motivo, la consultora de soluciones digitales VASS ha elaborado un decálogo con los requisitos que las empresas deben aplicar —si no lo han hecho ya— para cumplir con el Reglamento Europeo de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) y evitar sanciones que pueden elevarse hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual del ejercicio anterior:

Concienciación de la importancia de cumplir con la ley. El primer paso para adecuarse al reglamento es concienciarse de por qué es importante proteger los datos. Si los empresarios y trabajadores no tienen este aspecto asimilado, las medidas para cumplir con la GDPR no serán suficientes ni eficaces.

Hacer una hoja de ruta. Tener un documento que recoja el análisis del riesgo y evaluación del impacto sobre el tratamiento de datos que se ha hecho hasta el momento es básico para actuar conforme al reglamento. No es fácil de elaborar, requiere tiempo y recursos, pero el precio reputacional y económico de las sanciones por el incumplimiento de la ley siempre será mayor. 

Obtener la acreditación del cumplimiento de la GDPR. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es el organismo público encargado de hacer cumplir el reglamento. Para evitar las multas, las compañías deben acreditar que han implementado los requisitos que marca la normativa ante esta institución. En caso de que la evaluación de impacto muestre un alto riesgo, la propia AEPD les indicará qué deben hacer.

Elaborar un registro de actividades. En este documento se especifica qué datos está recogiendo la empresa y con qué fin, así como las medidas y el nivel de seguridad que se aplican, el tipo de fichero y si los datos almacenados van a ser cedidos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). De esta manera, el ciudadano puede saber en todo momento qué ocurre con su información personal y dónde puede ejercer sus derechos.

Revisar los consentimientos. Todos los organismos deben revisar los consentimientos obtenidos (uso de datos para fines comerciales, enviar información por mail, etc.), así como los documentos de confidencialidad de los trabajadores y los de seguridad para adecuarlos a la GDPR. Será necesario enviar de nuevo toda la información a los usuarios y empleados por motivos de transparencia y, además, hacerlo cuanto antes.

Adecuar las medidas de seguridad. En función de los resultados del análisis de riesgo que realice la compañía, los encargados del tratamiento de datos tienen que ajustar las medidas de seguridad a la realidad de su empresa. Esta es la única fórmula para garantizar un buen uso de la información y de minimizar el riesgo de que esta se vea comprometida en caso de un ciberataque.

Establecer mecanismos de notificación. Toda violación de seguridad debe hacerse pública en un plazo máximo de 72 horas. ¿Quién debe recibir la notificación? Los usuarios, clientes y empresas subsidiarias afectadas. ¡Ojo! En caso de que no se efectúe este aviso, los damnificados podrán denunciar y la empresa se enfrentará a sanciones.

Crear una base legal del procesamiento de los datos personales. La normativa recoge seis tipos de bases jurídicas para el tratamiento de los datos en Europa: interés vital del individuo, interés público, necesidad contractual, cumplimiento de obligaciones legales, consentimiento inequívoco del individuo e interés legítimo del responsable del tratamiento de datos. Todas tienen el mismo valor legal y las empresas deben ceñirse a ellas para funcionar de un modo correcto.

¿Es necesario un Delegado de Protección de Datos (DPD)? Sí, en 3 situaciones: cuando se trate de un organismo público, si el responsable hace una monitorización y seguimiento de datos a gran escala y cuando dicha información tenga que ver con condenas o delitos de diferente índole (por ejemplo, la sexual). Si la empresa cumple con alguno de estos supuestos, debe certificar al encargado como DPD a través de la AEPD.

Incorporar innovación tecnológica. La tecnología es un aliado fundamental para facilitar el cumplimiento de la normativa. Las nuevas herramientas y soluciones que los expertos en la materia sacan al mercado no sólo permiten incorporar medidas de seguridad eficaces, sino que también simplifican y agilizan la extracción y el análisis de la información.

Para Gabriela García, Innovation & Business Value Manager de VASS, hacer estas 10 verificaciones es básico para cumplir en materia de seguridad, pero también en transparencia y confianza. “Nadie dijo que adaptarse a la GDPR fuera sencillo, pero tampoco es imposible. Es más una cuestión de mentalización, de cambio de cultura, de adoptar una serie de buenas prácticas e identificar las herramientas disponibles en el mercado que son capaces de resolver gran parte de los desafíos. El premio – convertirse en una marca de confianza, referente para nuestros usuarios – merece la pena”, concluye.