La gestión de las vacaciones va más allá de una cuestión organizativa, ya que la forma en la que se planifican estos periodos puede influir en la percepción de equidad, en el clima laboral y en la experiencia de los profesionales.
Según el Cigna Healthcare International Health Study, el 74% de los trabajadores afirma que su actividad requiere atención constante, mientras que el 45% asegura que trabaja habitualmente bajo presión de plazos. Un contexto que refuerza la importancia de los periodos vacacionales
La gestión de las vacaciones va más allá de una cuestión organizativa
Ya que la forma en la que se planifican estos periodos puede influir en la percepción de equidad, en el clima laboral y en la experiencia de los profesionales. Cuando los criterios no están claros, la comunicación es insuficiente o la distribución de las ausencias genera sobrecargas en determinados equipos, pueden aparecer tensiones que terminan afectando al bienestar de las personas y al funcionamiento de la organización.
Amira Bueno, directora de Recursos Humanos de Cigna Healthcare España
“Durante años, hemos asociado las vacaciones a una cuestión de conciliación, pero cada vez tienen más relación con la recuperación física y mental de los profesionales. En un contexto marcado por la hiperconectividad y la exigencia constante, garantizar que las personas puedan desconectar plenamente se ha convertido en un aspecto relevante para el bienestar de los equipos. Para conseguirlo, no basta con aprobar días libres, es necesario que exista una planificación adecuada que permita a los profesionales ausentarse sin la sensación de dejar asuntos pendientes o generar una sobrecarga en sus compañeros”.
Los expertos de Cigna Healthcare comparten cinco recomendaciones para ayudar a las organizaciones a gestionar las vacaciones de verano de forma más equilibrada, favoreciendo tanto el bienestar de los profesionales como la continuidad de la actividad.
1. Disponer de reglas bien definidas para organizar las vacaciones
Contar con pautas estructuradas y un proceso estandarizado ayuda a ordenar la planificación de los periodos vacacionales. Esto incluye definir:
- Con qué antelación deben solicitarse los días
- Cómo se establecen las prioridades dentro del equipo
- Cuántas personas pueden estar ausentes al mismo tiempo
En este sentido, una práctica habitual consiste en fijar que solo entre el 30% y el 40% de la plantilla pueda estar de vacaciones simultáneamente, ajustando el porcentaje según la capacidad de cobertura de cada área.
2. Centralizar el proceso de solicitud y planificación
Cuando la información se dispersa entre correos electrónicos, documentos en papel o aplicaciones de mensajería, se pierde visibilidad y aumentan los riesgos de solapamientos o errores.
La centralización del calendario de ausencias en una única herramienta permite:
- Mejorar la visibilidad global de la planificación
- Reducir incidencias y conflictos de disponibilidad
- Facilitar la coordinación entre equipos
- Optimizar el tiempo de gestión
3. Cuidar la comunicación interna durante las semanas previas al descanso
La planificación de vacaciones requiere una comunicación clara y estructurada para alinear expectativas y garantizar el correcto desarrollo de la actividad.
Se recomienda:
- Realizar reuniones de equipo informativas
- Utilizar boletines o canales internos
- Compartir materiales explicativos sobre la organización de ausencias
Asimismo, la comunicación debe realizarse desde un enfoque empático, reconociendo la importancia del descanso y generando espacios para resolver dudas o necesidades específicas.
4. Construir equipos con mayor capacidad de respuesta
No todos los puestos tienen el mismo impacto ante una ausencia. En particular, la falta de responsables de área o de equipos críticos puede afectar de forma significativa al funcionamiento de la organización.
Para mitigar este impacto se recomienda:
- Identificar funciones esenciales para la continuidad operativa
- Garantizar siempre la cobertura de roles críticos
- Fomentar la formación cruzada entre equipos
- Incorporar refuerzos externos cuando sea necesario
5. Favorecer la flexibilidad y los acuerdos entre empleados
Aunque es necesario establecer normas claras, también resulta importante mantener flexibilidad para adaptarse a situaciones particulares.
Entre las prácticas recomendadas se encuentran:
- Permitir acuerdos directos entre empleados
- Facilitar el intercambio de fechas de vacaciones
- Ofrecer alternativas para compatibilizar necesidades personales y organizativas
Este enfoque favorece la percepción de equidad, refuerza la autonomía de los equipos y promueve una cultura basada en la confianza y la colaboración.