La jornada intensiva, cada vez más arraigada en las empresas, tiene grandes ventajas. Entre ellas el aumento de la productividad, implicación y motivación. Pero también implica que las tareas se tengan que realizar en menos tiempo, en comparación con la jornada habitual.

A este hecho se suma la redistribución de la plantilla durante el verano para disfrutar de las vacaciones. La organización efectiva del horario de trabajo durante el verano es una de las prioridades de los departamentos de Recursos Humanos.

“Para evitar que la época estival afecte al rendimiento, es imprescindible poner a disposición de los trabajadores herramientas que les ayuden a mejorar su productividad, distribuir sus tareas y cargas y reforzar la comunicación entre los equipos. Saber diferenciar lo urgente de lo importante y tener la capacidad para priorizar es esencial. Además, hay que tener en cuenta que cada persona tiene sus propios picos de productividad. Por ello, también es clave conocerse y utilizar esto para la distribución de nuestro esfuerzo como empleados”, indica Ana Romeo, directora de Recursos Humanos de Cigna España.

La aseguradora de salud ofrece una serie de pautas para mantener la productividad durante el verano.

Formación en técnicas de gestión del tiempo.

Se trata de mostrar los mecanismos de organización que ayudan a invertir mejor el tiempo y aprender a priorizar. Éstas son las técnicas más conocidas:

• Técnica Pomodoro. Consiste en dividir la jornada laboral en pequeños tramos de 25 minutos (pomodoros). Al finalizar cada tramo, se hace un descanso de 3 a 5 minutos. Cada cuatro bloques de 25 minutos, con sus respectivos descansos, se hace una parada más larga, de entre 15 a 20 minutos.
• Técnica Eisenhower. Consiste en crear un cuadro de tareas que diferencie lo urgente y lo importante de lo que no lo es. Así, se obtendrá lo que hay que hacer, lo que hay que delegar, lo que hay que decidir y lo que se puede posponer o eliminar.
• Kanban. Se trata de diseñar un cuadro donde mostrar el estatus de la tarea en todo momento. Hoy en día hay diversas herramientas tecnológicas que permiten visualizar esto, pero también se puede llevar a cabo este seguimiento mediante pizarras o pegatinas.
• Esquema GTD (Getting This Done). Esta técnica invita a crear una lista para cada tarea, basada cada una de ellas en cinco principios: recopilar, procesar, organizar, revisar y ejecutar.
• Técnica Seinfeld. Se basa en elaborar un gran calendario y trazar un cronograma con las tareas para cada día, tratando de alcanzar siempre la meta. Se debe tener en un lugar muy visible para que el trabajador se sienta motivado y evite romper la cadena.

Fomentar la flexibilidad y redistribución del trabajo

Según el último estudio de Cigna, 360 Wellbeing Survey 2019: Well and Beyond, el 25% de los empleados que sufren estrés lo achacan a un exceso de carga laboral. Estos meses en los que el volumen de trabajo desciende, es un buen momento para fomentar la flexibilidad laboral y una redistribución del trabajo.

Promover la comunicación interna

Una comunicación fluida entre el equipo hace más fácil saber en qué tarea se debe estar en cada momento, si hay algo urgente que haya que reforzar entre más empleados, si se puede dejar para otro momento o eliminarlo de la lista de pendientes.

Controlar la temperatura

La temperatura ambiente en la oficina durante el verano es clave para el confort de los empleados. Según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, la temperatura óptima en los puestos de trabajo debe encontrarse entre los 23 y los 27 grados, mientras que el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios) recomienda 23-25 grados.

También te puede interesar:

• El impacto del blockchain en los Recursos Humanos
• Control horario: para qué sirve y qué hacer para evitar las multas